営業案件をExcelや個人のメモで管理していると、担当者以外が進捗を把握できなかったり、更新されていない古い情報をもとに判断したりすることがあります。

「どの案件が商談中なのか分からない」
「今月の受注見込みを集計するのに時間がかかる」
「担当者が休むと顧客とのやり取りが分からない」

このような課題を解決する方法のひとつが、kintoneによる案件管理です。

kintoneでは、顧客名、案件名、担当者、進捗状況、受注予定日、見込金額などを一元管理できます。案件情報を一覧やグラフで確認できるため、営業担当者だけでなく、管理者もチーム全体の状況を把握しやすくなります。

この記事では、kintoneで案件管理を行うメリットや、必要な入力項目、具体的なアプリの構築例について解説します。

kintoneの案件管理とは

kintoneの案件管理とは、営業活動で発生する案件情報を業務アプリに登録し、進捗や対応状況を社内で共有する仕組みです。

たとえば、次のような情報を案件ごとに管理します。

• 顧客名

• 案件名

• 営業担当者

• 商品・サービス

• 案件の進捗状況

• 見込金額

• 受注確度

• 受注予定日

• 次回対応日

• 商談内容

• 見積書などの添付ファイル

案件情報をkintoneへ集約すれば、担当者への聞き取りや複数のExcelファイルの確認をしなくても、現在の状況を確認できます。

また、案件ごとにコメントを残せるため、上司からの指示や他部署への相談も同じ画面で行えます。

サイボウズの公式サイトでも、kintoneによって顧客・案件データを集約し、進捗の見える化や二重対応、対応漏れの防止につなげられると紹介されています。顧客・案件管理にkintone｜サイボウズ公式

Excelによる案件管理で起こりやすい課題

Excelは手軽に利用できる一方、複数人で案件を管理する場合にはさまざまな問題が起こります。

最新の情報が分からない

担当者ごとに異なるExcelファイルを使用していると、どのファイルが最新版なのか分からなくなることがあります。

共有フォルダに保存していても、担当者が自分のパソコンへコピーして編集している場合、社内で確認できる情報と実際の営業状況に差が生まれます。

kintoneでは、登録された情報を複数のメンバーが同じ画面で確認できます。更新日時や更新者も記録されるため、誰がいつ情報を変更したのか把握しやすくなります。

営業の進捗が担当者に依存する

案件の状況が営業担当者の頭の中や手帳にしか残っていないと、上司や他のメンバーは進捗を把握できません。

担当者が休んだ場合や退職した場合には、顧客との過去のやり取りが分からず、対応が止まってしまう可能性があります。

案件情報と商談履歴をkintoneへ記録しておけば、担当者以外でも経緯を確認できます。

集計や報告資料の作成に時間がかかる

Excelによる案件管理では、営業会議のたびに担当者から数字を集め、受注見込みや売上予定を集計することがあります。

しかし、入力方法や案件の分類が統一されていないと、そのまま集計できません。

kintoneでは、登録されたデータを条件別に集計してグラフ化できます。担当者別の案件数や進捗別の見込金額など、必要な情報を確認しやすくなります。

kintoneで案件管理するメリット

案件の進捗を一覧で確認できる

案件のステータスを「初回接触」「ヒアリング」「提案中」「見積提出」「受注」「失注」などに分けて管理できます。

一覧画面を使えば、提案中の案件や今月受注予定の案件など、確認したい情報だけを絞り込むことも可能です。

たとえば、次のような一覧を用意しておくと便利です。

• 自分が担当している案件

• 今月受注予定の案件

• 次回対応日を過ぎている案件

• 見積提出後に動きがない案件

• 受注した案件

• 失注した案件

• 受注確度が高い案件

営業担当者向けと管理者向けで、それぞれ必要な一覧を作成すると、日常的に確認しやすくなります。

対応漏れを防止できる

案件管理では、現在の進捗だけでなく「次に何をするのか」を記録することが重要です。

次回対応日と次回対応内容を入力しておけば、連絡が必要な案件を一覧で確認できます。

また、日付を条件にした通知を設定することで、次回対応日が近づいた案件を担当者へ知らせる運用も可能です。

ただし、通知を増やしすぎると重要な情報が埋もれてしまいます。最初は「次回対応日」「見積回答期限」「契約予定日」など、対応漏れの影響が大きい項目に絞るとよいでしょう。

案件情報をリアルタイムで共有できる

営業担当者が案件情報を更新すると、管理者や他のメンバーも最新の情報を確認できます。

営業会議で一件ずつ進捗を聞き取る必要がなくなり、会議前にkintoneを確認したうえで、対応方針の検討が必要な案件に時間を使えるようになります。

案件の詳細画面にコメントを残せば、相談や指示の経緯も案件情報と一緒に保存できます。

受注見込みをグラフで確認できる

案件ごとに見込金額や受注確度を登録しておけば、営業状況をグラフで確認できます。

たとえば、次のような集計が考えられます。

• 営業担当者別の案件数

• 進捗状況別の案件数

• 月別の受注予定金額

• 商品・サービス別の見込金額

• 流入経路別の受注件数

• 受注・失注の割合

数字だけでなくグラフで確認することで、案件の偏りや営業上の課題を把握しやすくなります。

ただし、受注確度の基準が担当者ごとに異なると、正確な予測ができません。「見積提出済みなら50％」「決裁者の承認待ちなら80％」など、社内で基準を決めておくことが大切です。

kintoneの案件管理アプリに必要な項目

案件管理アプリへ登録する項目は、実際の営業活動に合わせて決めます。

代表的な項目は次のとおりです。

必要な情報をすべて登録しようとすると、入力項目が増えすぎて営業担当者の負担になります。

運用開始時は、次のような最低限の項目に絞る方法もあります。

• 顧客名

• 案件名

• 営業担当者

• ステータス

• 見込金額

• 受注予定日

• 次回対応日

• 次回対応内容

実際に運用し、必要性が明確になった項目を追加していくほうが定着しやすくなります。

kintoneで案件管理アプリを構築する方法

1. 現在の案件管理方法を整理する

最初に、現在どのように案件を管理しているかを確認します。

Excelの項目をそのままkintoneへ移すのではなく、営業担当者が実際にどの情報を確認し、どのタイミングで更新しているのかを整理しましょう。

特に確認したい内容は次のとおりです。

• 案件が発生するきっかけ

• 案件を登録する担当者

• 営業の進捗段階

• 各段階で必要な入力情報

• 上司が確認したい情報

• 対応漏れが起こりやすい場面

• 受注後に引き継ぐ部署と情報

業務の流れを整理してからアプリを作ることで、現場で使いやすい構成にできます。

2. 案件管理アプリを作成する

整理した内容をもとに、案件管理アプリへ入力フォームを配置します。

文字列、数値、日付、ドロップダウン、ユーザー選択、添付ファイルなど、情報に合ったフィールドを使い分けます。

進捗状況は自由入力にせず、選択肢から選ぶ形にすると表記を統一できます。「提案中」「提案」「提案済み」などの表記揺れを防げるため、一覧の絞り込みや集計もしやすくなります。

3. プロセス管理を設定する

案件の進捗を一定の順序で進めたい場合は、プロセス管理を設定します。

たとえば、次のような営業プロセスです。

「新規案件→ヒアリング→提案中→見積提出→受注・失注」

各段階で実行できるアクションを設定すれば、営業担当者がボタンを押して次のステータスへ進められます。

ただし、実際の営業活動では、見積提出後に再度ヒアリングへ戻ることもあります。現場の動きを確認せず、進行方向を厳しく制限すると更新しにくくなるため、必要に応じて前のステータスへ戻せるようにします。

4. 一覧画面を作成する

営業担当者や管理者が頻繁に確認する条件に合わせて、一覧画面を用意します。

営業担当者には「自分の未完了案件」「本日対応する案件」、管理者には「担当者別の案件」「今月受注予定の案件」などが適しています。

すべての項目を一覧へ表示すると横長になり、確認しにくくなります。目的ごとに表示項目を絞った複数の一覧を作成しましょう。

5. グラフを設定する

案件データを営業判断に活用するため、必要な集計やグラフを設定します。

受注予定金額を集計する場合は、「失注案件を除外する」「受注予定月で集計する」など、対象となる条件を明確にします。

案件数だけでは、少額案件が多い担当者と高額案件を持つ担当者を適切に比較できません。案件数、見込金額、受注金額など、複数の指標を確認することが大切です。

kintoneによる案件管理の構築例

業務の規模や必要な情報によって、アプリの構成は異なります。

構築例1：案件情報を1つのアプリで管理する

最も簡単なのは、案件に関する情報を1つの案件管理アプリへ登録する構成です。

顧客名、連絡先、案件内容、進捗、見込金額、商談メモなどを同じレコードで管理します。

アプリ数が少なく、仕組みが分かりやすいため、初めてkintoneを導入する企業や案件数が少ない企業に向いています。

一方、同じ顧客から複数の案件が発生すると、会社名や住所、電話番号などを案件ごとに入力しなければなりません。顧客情報を変更する場合も、複数の案件を修正する必要があります。

構築例2：顧客管理と案件管理を分ける

顧客情報と案件情報を別々のアプリで管理する構成です。

顧客管理アプリには会社名、住所、電話番号、担当者などを登録し、案件管理アプリには進捗、見込金額、受注予定日などを登録します。

案件を登録するときに顧客を選び、ルックアップによって必要な顧客情報を取得します。ルックアップは、別のアプリから必要なデータを検索してコピーする機能であり、入力の手間や入力ミスの削減につながります。アプリ間でデータを連携する｜kintoneヘルプ

顧客管理アプリ側に関連レコード一覧を設置すれば、その顧客に紐づく案件をまとめて表示できます。関連レコード一覧は、条件に一致する別アプリのレコードを詳細画面へ一覧表示する機能です。関連レコード一覧とは｜kintoneヘルプ

同じ顧客から継続的に案件が発生する企業に適した構成です。

構築例3：顧客・案件・活動履歴を分ける

顧客管理アプリ、案件管理アプリ、活動履歴アプリの3つに分ける構成です。

活動履歴アプリには、電話、メール、訪問、オンライン商談などの対応内容を記録します。

1件の案件に対して複数回の商談が発生しても、それぞれの活動を個別のレコードとして残せます。案件の詳細画面には、その案件に関する活動履歴を関連レコードとして表示します。

この構成には、次のようなメリットがあります。

• 商談回数を集計できる

• 最終対応日を確認できる

• 担当者ごとの活動量を確認できる

• 過去の対応経緯を時系列で追える

• 顧客と案件の情報が混在しにくい

一方、アプリを細かく分けるほど入力画面の移動が増えます。入力作業が複雑にならないように、アプリアクションなどを活用して登録の流れを整える必要があります。

kintoneで営業の進捗管理を成功させるポイント

入力項目を増やしすぎない

管理者が確認したい情報をすべて追加すると、営業担当者の入力負担が大きくなります。

入力に時間がかかるアプリは、次第に更新されなくなります。まずは案件管理に必要な項目だけで運用を始めましょう。

項目を追加するときは、「この情報を誰が、どの場面で、何のために使うのか」を確認することが重要です。

ステータスの意味を統一する

同じ「提案中」でも、担当者によって認識が異なる場合があります。

商品説明を行った段階なのか、正式な提案書を提出した段階なのかが統一されていなければ、正確な進捗管理はできません。

各ステータスへ移動する条件を決め、社内で共有しましょう。

次回対応を必須にする

案件の現状だけを記録しても、その後の行動にはつながりません。

未完了の案件については「次回対応日」と「次回対応内容」を登録する運用にすると、営業担当者が次に行う作業を確認できます。

ただし、入力をシステム上で必須にすると、一時保存したい場合にも入力が求められます。必須設定にするか、運用ルールとして求めるかは、現場の使い方に合わせて判断します。

営業会議でkintoneを使用する

案件管理アプリを定着させるには、登録された情報が実際の業務で使われる状態を作ることが重要です。

営業会議で別の報告資料を作成させると、kintoneと資料の二重入力が発生します。

営業会議ではkintoneの一覧やグラフを画面に表示し、その情報をもとに進捗を確認しましょう。入力内容がそのまま会議や評価に使われれば、営業担当者にとっても更新する意味が明確になります。

定期的にアプリを改善する

運用開始時に完成形を目指す必要はありません。

実際に使ってみると、不要な項目や追加すべき一覧、分かりにくい入力方法が見つかります。

営業担当者へのヒアリングを行い、小さな修正を繰り返すことで、自社の営業方法に合った案件管理アプリへ改善できます。

kintoneの案件管理に関するよくある質問

kintoneだけで営業管理はできますか？

顧客情報、案件情報、営業活動、見込金額、受注状況などを管理できます。コメント、通知、一覧、グラフなどを組み合わせれば、基本的な営業管理の仕組みを構築できます。

一方、複雑な売上予測、高度な名刺管理、メールの自動取り込み、帳票出力などが必要な場合は、プラグインや外部サービスとの連携、個別のカスタマイズを検討します。

案件管理と顧客管理は同じアプリにまとめるべきですか？

顧客ごとに案件が1件程度で、管理項目も少ない場合は、1つのアプリでも運用できます。

同じ顧客から複数の案件が発生する場合は、顧客管理アプリと案件管理アプリを分けたほうが情報を整理しやすくなります。

将来的な案件数や、顧客情報を利用する他部署の有無も考慮して決めましょう。

スマートフォンから案件情報を更新できますか？

kintoneはスマートフォンからも利用できます。外出先で商談結果や次回対応日を登録できるため、会社へ戻ってからまとめて報告する作業を減らせます。

ただし、入力項目が多いとスマートフォンでは操作しにくくなります。外出先で入力する項目を絞り、画面の並びも調整することが重要です。

まとめ

kintoneで案件管理アプリを構築すると、営業案件の進捗、担当者、見込金額、受注予定日などを社内で共有できます。

案件情報を一覧やグラフで確認できるようになれば、担当者への聞き取りや営業会議用の集計作業を減らせます。次回対応日や通知を活用することで、連絡漏れの防止にもつながります。

ただし、入力項目を増やしすぎたり、実際の営業方法と合わないプロセスを設定したりすると、現場で使われなくなる可能性があります。

まずは必要最低限の項目で運用を始め、営業担当者の意見をもとに改善していくことが大切です。

企業革命では、現在の営業方法や管理上の課題を整理したうえで、現場で使いやすいkintoneアプリの構築を支援しています。Excelによる案件管理を見直したい場合や、自社に適したアプリ構成が分からない場合は、お気軽にご相談ください。