不動産会社では、顧客情報や物件情報、問い合わせ履歴、内見予定、契約状況など、さまざまな情報を取り扱います。

しかし、これらの情報をExcelや紙、メール、個人のメモなどで別々に管理していると、必要な情報をすぐに見つけられません。

「顧客から問い合わせがあった物件が分からない」
「担当者しか商談の進捗を把握していない」
「同じ顧客情報を複数のファイルへ入力している」

このような課題の改善に活用できるのがkintoneです。

kintoneを使えば、顧客・物件・案件などの情報をクラウド上で管理し、必要に応じてアプリ同士を連携できます。

本記事では、不動産会社におけるkintoneの活用例や、顧客管理・物件管理・案件管理アプリを連携する構築方法を解説します。

不動産会社でkintoneを活用するメリット

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供する業務改善プラットフォームです。

プログラミングの専門知識がなくても、顧客管理や案件管理などの業務アプリを作成できます。

不動産会社がkintoneを活用する主なメリットは、次のとおりです。

• 顧客・物件・案件情報をまとめて管理できる

• 担当者以外も対応状況を確認できる

• 外出先からスマートフォンやタブレットで情報を確認できる

• 入力項目や業務フローを自社に合わせて変更できる

• 通知や一覧表示によって対応漏れを防ぎやすくなる

• 蓄積した情報を集計や営業活動に活用できる

不動産業務には、賃貸仲介、売買仲介、賃貸管理などがあり、会社によって管理したい情報や業務の進め方が異なります。

既製の不動産システムでは自社の業務に合わない場合でも、kintoneなら必要な業務からアプリを作り、運用しながら改善できます。

サイボウズが公開している不動産業向け資料でも、顧客管理、案件管理、契約書管理、物件管理などの活用方法が紹介されています。

不動産会社におけるkintoneの活用例

不動産会社では、主に次のような業務にkintoneを活用できます。

顧客・反響管理

顧客管理アプリでは、氏名や連絡先だけでなく、希望条件や問い合わせ経路、対応状況などを管理できます。

代表的な管理項目は次のとおりです。

• 顧客名

• 電話番号

• メールアドレス

• 希望エリア

• 希望賃料・購入予算

• 希望間取り

• 入居希望時期

• 問い合わせ物件

• 問い合わせ経路

• 営業担当者

• 最終対応日

• 対応内容

問い合わせ情報を一元管理すれば、電話、メール、ポータルサイトなど、複数の経路から入った反響をまとめて確認できます。

担当者が不在の場合でも、ほかの従業員が過去の対応履歴を確認して対応しやすくなります。

また、問い合わせ経路や希望条件を集計することで、反響を獲得しやすい媒体や需要の高い物件条件も把握できます。

物件管理

物件管理アプリでは、取り扱っている物件の基本情報や募集条件、空室状況などを管理できます。

代表的な管理項目は次のとおりです。

• 物件番号

• 物件名

• 所在地

• 物件種別

• 間取り

• 面積

• 賃料・販売価格

• 管理費・共益費

• 敷金・礼金

• 空室状況

• 募集状況

• 所有者

• 鍵の保管場所

• 写真・間取り図

• 契約書などの添付ファイル

物件情報をExcelや紙で管理していると、更新のタイミングによって情報が食い違うことがあります。

kintoneに情報を集約し、担当者が同じデータを確認することで、古い募集条件を案内するリスクを減らせます。

物件写真、間取り図、契約書類などのファイルもレコードに添付できるため、関連資料を探す手間も削減できます。

ただし、空室情報を不動産ポータルサイトや基幹システムと自動的に同期する場合は、API連携や外部サービスの利用が必要になることがあります。

案件・商談管理

案件管理アプリでは、顧客と物件を紐づけて、問い合わせから契約までの進捗を管理します。

代表的な管理項目は次のとおりです。

• 案件番号

• 顧客情報

• 対象物件

• 問い合わせ日

• 希望条件

• 担当者

• 対応状況

• 内見予定日

• 申込日

• 審査状況

• 契約予定日

• 売上見込

• 失注理由

「新規問い合わせ」「物件提案中」「内見予定」「申込」「審査中」「契約完了」などのステータスを設定すれば、案件の進捗を一覧で把握できます。

担当者別やステータス別に案件を絞り込むことで、対応が止まっている顧客や、内見後に連絡できていない顧客も見つけやすくなります。

kintoneのプロセス管理を利用すれば、案件のステータスと次の担当者を設定し、社内の対応手順を統一することも可能です。

契約・更新管理

契約管理アプリでは、契約日、契約期間、更新日などの情報を管理できます。

賃貸管理会社であれば、次のような情報を登録できます。

• 契約者

• 対象物件・部屋

• 契約開始日

• 契約終了日

• 更新予定日

• 賃料

• 敷金

• 保証会社

• 火災保険

• 契約書

• 更新手続きの状況

契約終了日や更新予定日を登録し、期限前に通知する設定を行えば、更新案内や手続きの漏れを防ぎやすくなります。

契約書や本人確認書類などを取り扱う場合は、閲覧権限を適切に設定し、必要な担当者だけが確認できる状態にすることが重要です。

修繕・クレーム対応管理

賃貸管理業務では、入居者からの設備不良や騒音、漏水などの問い合わせにも対応しなければなりません。

修繕・クレーム管理アプリには、次のような情報を登録できます。

• 受付日時

• 入居者

• 物件・部屋番号

• 問い合わせ内容

• 緊急度

• 担当者

• 修繕業者

• 対応期限

• 対応状況

• 費用

• オーナーへの報告状況

• 対応履歴

• 修繕前後の写真

受付から完了までの状況を見える化すれば、担当者への確認回数や対応漏れを減らせます。

過去の修繕履歴を物件ごとに確認できるようにしておけば、同じ設備でトラブルが繰り返されていないかも判断できます。

売上・営業実績管理

案件管理アプリに契約金額や売上、担当者などを登録すれば、営業実績の集計にも活用できます。

例えば、次のような集計が可能です。

• 担当者別の契約件数

• 月別の売上

• 店舗別の反響数

• 媒体別の成約率

• 物件種別ごとの問い合わせ数

• 失注理由の内訳

Excelで集計表を作り直さなくても、登録されたデータをもとにグラフや一覧を表示できます。

ただし、正確な数値を確認するには、担当者が必要な情報を継続して入力できる運用ルールが必要です。

顧客・物件・案件アプリを連携する構築例

不動産会社でkintoneを利用する場合、すべての情報を1つのアプリに詰め込むのではなく、情報の種類ごとにアプリを分ける方法があります。

例えば、次の3つのアプリを作成します。

顧客管理アプリ

顧客管理アプリには、氏名、連絡先、希望条件など、顧客に関する基本情報を登録します。

顧客ごとに重複しない顧客番号を付けておくと、ほかのアプリと連携しやすくなります。

物件管理アプリ

物件管理アプリには、物件名、所在地、賃料、間取り、募集状況などを登録します。

こちらも物件番号を設定し、対象物件を特定できるようにします。

案件管理アプリ

案件管理アプリには、顧客と物件を紐づけて、問い合わせや内見、申込、契約などの進捗を登録します。

案件管理アプリにルックアップフィールドを設定すれば、顧客管理アプリから顧客名や連絡先、希望条件などを取得できます。

同様に、物件管理アプリから物件名や所在地、賃料などを取得することも可能です。

ルックアップは、レコードを入力している途中で別のアプリから情報を取得する機能です。何度も同じ情報を手入力する必要がなくなるため、入力作業の削減や転記ミスの防止につながります。

さらに、顧客管理アプリに関連レコード一覧を設置すれば、その顧客に紐づく案件履歴を一覧で表示できます。

物件管理アプリにも関連レコード一覧を設置することで、その物件に対する問い合わせ、内見、申込などの履歴を確認できます。

関連レコード一覧は条件に一致する別アプリの情報を表示する機能であり、元のデータをコピーするものではありません。参照先の情報が更新された場合は、表示される内容にも反映されます。

このようにアプリを分けて連携すると、顧客情報や物件情報の重複登録を減らしながら、必要な履歴を確認できるようになります。

不動産会社でkintoneを導入するときの注意点

kintoneは柔軟にアプリを作成できますが、導入するだけで業務が自動的に改善されるわけではありません。

最初からすべての業務を移行しない

顧客管理、物件管理、契約管理、修繕管理などを一度に構築すると、入力項目や運用ルールが複雑になりやすくなります。

まずは「問い合わせと案件の進捗を共有する」など、解決したい課題を1つに絞ることが大切です。

小規模なアプリから運用を始め、現場の意見を確認しながら対象業務を広げましょう。

入力項目を増やしすぎない

将来の分析を考えて入力項目を増やしすぎると、担当者の負担が大きくなり、情報が登録されなくなる可能性があります。

運用開始時は、顧客名、対象物件、担当者、ステータス、次回対応日など、業務に欠かせない項目を中心に設定します。

詳細な情報は、実際に必要性が確認できてから追加する方法が適しています。

既存システムとの役割を整理する

不動産会社では、物件情報、会計、家賃管理、電子契約などに専用システムを利用していることがあります。

すでに利用しているシステムがある場合は、すべてをkintoneへ移行する必要はありません。

「物件情報は既存システム」「営業案件と対応履歴はkintone」のように、それぞれの役割を整理しましょう。

同じ情報を両方へ手入力する運用になると、かえって作業が増えるため、必要に応じてCSVでのデータ移行やAPI連携も検討します。

個人情報のアクセス権を設定する

顧客の連絡先、契約内容、本人確認書類などを登録する場合は、情報の閲覧範囲を適切に設定する必要があります。

kintoneでは、アプリ、レコード、フィールド単位でアクセス権を設定できます。

営業担当者、管理担当者、経営者など、それぞれの業務に必要な範囲だけ情報を閲覧・編集できるように設計しましょう。

導入後もアプリを改善する

実際に運用を始めると、不要な入力項目や不足している情報が見つかります。

現場の担当者へ定期的にヒアリングし、一覧画面、入力項目、通知条件などを見直すことが重要です。

kintoneは運用開始後も設定を変更できるため、最初から完璧なアプリを作るのではなく、利用状況に合わせて改善を重ねることが定着につながります。

不動産会社の業務に合ったkintone構築が重要

kintoneを活用すれば、不動産会社が扱う顧客、物件、案件、契約、修繕などの情報をクラウド上で管理できます。

特に、顧客管理アプリ、物件管理アプリ、案件管理アプリを分け、ルックアップと関連レコード一覧で連携する構成は、情報の重複入力や検索の手間を減らすうえで有効です。

一方で、必要なアプリや入力項目は、賃貸仲介、売買仲介、賃貸管理などの業務内容によって異なります。

使いやすい環境を作るためには、現在の業務フローを確認し、どこで情報の分散や二重入力が発生しているかを整理したうえで設計することが大切です。

企業革命では、不動産会社の業務内容を確認したうえで、kintoneアプリの設計・構築・運用改善を支援しています。

「Excelや紙で管理している情報をまとめたい」
「顧客・物件・案件情報を連携したい」
「自社に必要なアプリ構成が分からない」

このようなお悩みがある場合は、お気軽にご相談ください。